Datenschutzhinweise für Bewerber (m/w/d)

Die allgemeinen Datenschutzhinweise für den Besuch unserer Seiten finden sie hier. 

I. Präambel und Anwendungsbereich

Diese Datenschutzhinweise informieren Bewerberinnen und Bewerber (nachfolgend: „Sie“) gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Sie gelten auch für Bewerbungen auf Ausbildungsstellen, inklusive solcher von minderjährigen Bewerbern und Bewerberinnen.

Im Rahmen unserer allgemeinen Datenschutzhinweise unter www.kwa-bildungszentrum.de/datenschutz informieren wir Sie, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Besuchs unserer Website www.kwa-bildungszentrum.de und bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten. Unsere allgemeinen Datenschutzhinweise finden ergänzend Anwendung zu diesen Datenschutzhinweisen für Bewerber und Bewerberinnen.

II. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

KWA Kuratorium Wohnen im Alter gemeinnützige AG, Biberger Str. 50, 82008 Unterhaching
Vorstand: Dr. Johannes Rückert
Tel.: 089 66558-500
E-Mail: info(at)kwa(dot)de

Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie in unserem Impressum www.kwa.de

Datenschutzbeauftragter: Jörg Leuchtner (Rechtsanwalt), Freiburger Datenschutzgesellschaft mbH, Luisenstr. 5, 79098 Freiburg E-Mail: info(at)freiburger-datenschutzgesellschaft(dot)de

III. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren:

  • Stammdaten und Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum). Als Pflichtangaben sind im Online-Bewerbungsformular vorgesehen Vorname, Nachname, Adresse und E-Mail-Adresse sowie das Geburtsdatum.
  • Weitere Angaben im Rahmen der Bewerbung oder im Bewerbungsformular sowie freiwillige Informationen (Gehaltsvorstellung, Motivation, Arbeitserlaubnis, ggf. Angaben zur Behinderung)
  • Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Ausbildungsnachweise, Qualifikationen, Sprachkenntnisse)
  • Weitere Unterlagen (z.B. Zeugnisse, Referenzen)

Daten können auch von Dritten (z.B. Personalvermittlern), aus sozialen Netzwerken (z.B. LinkedIn) oder Jobbörsen, sowie öffentlichen Quellen erhoben werden. Dabei beschränken wir uns auf beruflich relevante Daten.

IV. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke:

Ihre Daten werden verarbeitet, um offene Stellen zu besetzen und das Auswahlverfahren durchzuführen, insbesondere:

  • Identifikation als Bewerber oder Bewerberin
  • Prüfung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • Kommunikation bzgl. alternativer Stelle
  • Befragungen zur Zufriedenheit (wenn Einwilligung erteilt wurde)
  • Aufnahme in einen Talentpool (wenn Einwilligung erteilt wurde)

Rechtsgrundlagen:

  • Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen/Begründung Beschäftigungsverhältnis)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung bei bestimmten Verarbeitungen)
  • Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG (besondere Kategorien, z.B. Gesundheitsdaten)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung): Soweit eine rechtliche Verpflichtung (z.B. aus Arbeits-, Steuer- oder Sozialrecht, Berufsausbildungsgesetz, Sozialgesetzbuch) zur Verarbeitung verpflichtet, erfolgt diese auf dieser Grundlage.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung kann erforderlich sein zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere
  • Sicherstellung der IT-Sicherheit und Betriebsabläufe,
  • Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen,
  • Prävention von Straftaten,
  • Erstellung interner Statistiken zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses.

V. Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden intern ausschließlich denjenigen Beschäftigten zugänglich gemacht, die an der Personal- bzw. Bewerberauswahl beteiligt sind (Fachabteilung, Personalabteilung). Externe Dienstleister (z.B. IT, Bewerbermanagement-System, (Kontakt-)Formulare) verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach Weisung (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; z.B. E-Mail-Provider, Rechenzentren, Support-Dienstleister, IT-Dienstleister).

Bei gesetzlicher Verpflichtung (z.B. Behörden, Gerichte, Finanzämter) werden Daten entsprechend übermittelt. Eine Übermittlung außerhalb der EU/des EWR (Drittland) erfolgt nur, wenn gesetzliche Voraussetzungen und Schutzmechanismen (z.B. Standarddatenschutzklauseln) bestehen und wird ausdrücklich kommuniziert. Eine entsprechende Kopie können Sie in diesem Fall unter den unter II. angegebenen Kontaktdaten anfordern.

VI. Bereitstellungspflicht und Folgen bei Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne die zur Durchführung des Auswahlprozesses notwendigen Pflichtangaben können wir Ihre Bewerbung leider nicht im Verfahren berücksichtigen. Freiwillige Angaben sind besonders gekennzeichnet und haben auf das Auswahlverfahren keinen Einfluss.

VII. Speicherdauer und Löschung

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten grundsätzlich spätestens nach 6 Monaten gelöscht.

Bei Aufnahme in einen Talent-Pool (nur bei entsprechender Einwilligung) erfolgt die Löschung spätestens nach 12 Monaten.

Im Falle eines laufenden gerichtlichen Verfahrens verlängert sich die Speicherung bis zu dessen Abschluss.

Für abgebrochene oder zurückgezogene Bewerbungen erfolgt unverzügliche Löschung, sofern keine Aufbewahrungspflichten bzw. Interessen entgegenstehen.

Im Falle einer Einstellung, erfolgt die Speicherung bzw. Verarbeitung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gemäß gesonderten Hinweisen für Beschäftigte.

Eine darüberhinausgehende Speicherung kann in den Fällen erfolgen, in denen gesetzliche Aufbewahrung- und Verjährungsfristen, z.B. nach BGB, AO und HGB der Löschung entgegenstehen.  Daraus resultieren in Abhängigkeit zu dem jeweiligen Datum Speicherfristen in der Länge von 3, 6, 8, 10 bzw. 30 Jahren.

Wenn die rechtliche Grundlage entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingehalten werden müssen, werden die Daten von uns unmittelbar gelöscht.

VIII. Datenverarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Die Angabe besonderer (sensibler) personenbezogener Daten (z.B. zu einer etwaigen Schwerbehinderung oder Gesundheitsdaten) ist freiwillig und nicht Voraussetzung für das Bewerbungsverfahren. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Prüfung spezifischer gesetzlicher Pflichten (z.B. nach SGB IX oder zur Wahrnehmung von Förderrechten) und nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Ihre Chancen im Bewerbungsverfahren werden bei fehlender Angabe solcher Daten nicht beeinträchtigt.

IX. Minderjährige Bewerber und Bewerberinnen (insbesondere Auszubildende)

Besondere Hinweise für minderjährige Bewerber und Bewerber innen (jünger als 16 Jahre):

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten minderjähriger Bewerber und Bewerberinnen, kann die Einwilligung der Erziehungsberechtigten (Trägern der elterlichen Verantwortung) erforderlich sein (Art. 8 DSGVO). Bei Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren nehmen wir vor Abschluss des Auswahlverfahrens Kontakt zu den Personensorgeberechtigten auf, um deren ausdrückliche Einwilligung einzuholen. Hierzu verarbeiten wir ggf. die Namen und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten.

Es gelten sämtliche technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen in besonderem Maße für minderjährige Personen.

Im Rahmen von Ausschreibungen oder Einstellungen minderjähriger Auszubildender kann eine Übermittlung bestimmter Daten an öffentliche Stellen (z.B. Berufsschulen, Kammern, Sozialversicherung) gesetzlich erforderlich sein.

Minderjährige können ihre Rechte nach diesen Datenschutzhinweisen im Rahmen ihrer Einsichtsfähigkeit selbst wahrnehmen; Erziehungsberechtigte sind solange berechtigt, die Rechte für das Kind wahrzunehmen, bis zur Volljährigkeit.

X. Herkunft der Daten (bei Dritterhebung)

Wurden die für das Bewerbungsverfahren verwendeten Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben, sondern von Dritten übermittelt (z.B. Personaldienstleister, Jobbörsen, berufliche soziale Netzwerke), informieren wir Sie hierüber spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme, unter Angabe der jeweiligen Herkunft.

XI. Automatisierte Entscheidungen/Profiling

Im Rahmen der Bewerbungsprozesse findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sollten derartige Verfahren künftig eingesetzt werden, erhalten Sie hierüber eine separate und vorherige Information.

XII. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit

  • das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16, 17 DSGVO),
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • das Recht auf Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7, 21 DSGVO),
  • das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Widerruf von Einwilligungen: Sie können eine uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Widerspruchsrecht

Sie haben nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f erfolgt, zu widersprechen. Nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (sog. Werbewiderspruch bei Direktwerbung).

Beschwerderecht: Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist z.B.: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de, poststelle(at)lda.bayern(dot)de

XIII. Änderungen und Abrufbarkeit

Diese Datenschutzhinweise werden ggf. weiterentwickelt. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie www.kwa-bildungszentrum.de.

Hinweis: Diese Version ersetzt alle vorherigen und ist unmittelbar für alle Bewerberinnen und Bewerber (einschließlich Auszubildende und minderjähriger Bewerber und Bewerberinnen) gültig.